Qué guarda la ficha
- Datos fiscales: razón social, nombre fantasía, RUT o CI, número de BPS, grupo DGI y tipo de contribuyente.
- Contactos del cliente, con acceso rápido a WhatsApp y email.
- Estructura societaria, bienes y vehículos, editables desde la ficha. Ver Estructura societaria.
- Datos bancarios y enlaces útiles.
- Honorarios: la grilla mensual con lo pagado, pendiente y exento. Ver Honorarios.
- Tareas, notas y documentos del cliente.
- Credenciales en la bóveda del estudio. Ver Bóveda de credenciales.
- Certificados y habilitaciones con su vencimiento. Ver Certificados.
- Empleados y seguro de accidentes de trabajo (ADT), en estudios contables. Ver abajo.
- Portal de cliente: el acceso del cliente al portal, con su usuario y su PIN. Ver Portal del cliente.
Correos y teléfonos
En Editar → Contacto cargás hasta 3 correos y 3 teléfonos. Uno de cada lista es el principal: tocá Hacer principal en el que quieras. Las notificaciones (avisos automáticos, portal, cobranza) van solo al principal. Al avisar a mano con el botón de WhatsApp o email, el diálogo arranca en el principal y, en Enviar a, podés elegir otro de los cargados.Varios números de BPS
Un mismo RUT puede tener varias empresas en BPS. En Información fiscal cargás hasta 10 números de empresa BPS, cada uno con una descripción (por ejemplo “Comercio” o “Servicio doméstico”). El primero es el principal. La búsqueda de clientes encuentra por cualquiera de ellos, y los vencimientos de BPS usan el último dígito de cada número.Grupo de clientes
Si una persona o familia tiene varias empresas, otro RUT o el servicio doméstico, juntalos en un grupo:1
Creá el grupo
En la ficha, tocá Agrupar con otros clientes y escribí el nombre (por ejemplo, el de la persona). También se elige en Editar → Grupo de clientes.
2
Sumá a los demás
En la tarjeta del grupo, Agregar cliente.
3
Mirá la foto completa
En la ficha de cualquiera de ellos ves a los demás: RUT o CI, números de BPS, tareas abiertas y trámites en curso. Tocá uno para ir a su ficha.
Estructura societaria
En la tarjeta Estructura societaria llevás el paquete accionario y los socios del cliente. Arriba, Total registrado suma los porcentajes cargados. Por cada socio guardás:- Nombre / Razón social y Documento (CI/RUT).
- Porcentaje (%) y Cargo / Rol en la sociedad, por ejemplo socio mayoritario o director.
- Accionista / socio desde: la fecha en que ingresó.
- Tipo de actuación: Indistinta (puede actuar por sí solo) o Conjunta (actúa junto con otros). Si no lo sabés, dejá Sin definir.
- Administrador y Representante: casillas que marcás si el socio cumple ese rol. Se ven como etiquetas en la lista.
Empleados y seguro de accidentes de trabajo
En la ficha, la tarjeta Empleados y seguro de accidentes de trabajo registra:- si la empresa tiene empleados y cuántos;
- su póliza ADT: número, aseguradora (por defecto BSE), fecha de inicio y de vencimiento, y los datos del corredor (nombre, teléfono y email).
El ícono del cliente
Al crear o editar un cliente podés elegir un ícono y un color para reconocerlo rápido en las listas. Hay íconos por rubro: tecnología, construcción, comercio, salud, industria, agro, gastronomía, educación, belleza, taller mecánico, farmacia, veterinaria, hotelería y más, y de transporte: auto, taxi, camión, ómnibus, moto, logística, marítimo y aéreo. Si no elegís ninguno, se muestran las iniciales.Qué falta
Arriba de las secciones, el cuadro Qué falta junta lo que hay que atender de ese cliente, con las urgencias en rojo primero y un enlace a la sección correspondiente:- Deuda de meses anteriores (rojo) o el honorario del mes pendiente (amarillo).
- Certificados vencidos (rojo) o por vencer en 30 días (amarillo).
- Vencimientos sin cumplir y tareas vencidas (rojo). Las tareas privadas no se cuentan.
- Pedidos de documentación vencidos (rojo) o sin respuesta hace una semana (amarillo).
- Envíos del portal sin revisar (amarillo).
Localidad y país
El país se muestra con su bandera y su nombre completo. Podés escribirlo como quieras (“UY”, “uruguay”, “Argentina”): si GoCliente lo reconoce, completa la bandera.Navegar por secciones
Debajo del encabezado, una barra con las secciones de la ficha (Honorarios, Vencimientos, Tareas, Documentos, Traspaso…) te lleva a cada una y marca en cuál estás mientras bajás. Solo aparecen las secciones que el cliente tiene.Traspaso
La sección Traspaso junta lo que otra persona del estudio necesita para tomar este cliente:- Particularidades: un texto que escribís vos con Editar: cómo trabaja el cliente, quién es el contacto real, qué no hay que olvidar. No pongas claves: para eso está la bóveda de credenciales.
- Quién lo lleva: sale de las tareas y las horas ya cargadas, sin que escribas nada. Por persona ves las tareas abiertas y vencidas, las cerradas en el año, las horas de los últimos 6 meses y su último movimiento. Marca a la persona Principal (la que más trabajo tiene) y avisa si alguien ya no está activo y conserva tareas.
- Reasignar sus tareas: pasa las tareas abiertas de esa persona, en este cliente, a otra. Las cerradas y las horas no cambian.
- Lo que viene: las próximas tareas abiertas.
- Copiar ficha: arma un resumen en texto para pegar en un mail o un mensaje a quien toma el cliente.
Documentos de la ficha
En Documentos, las imágenes guardadas en Google Drive tienen un botón Ver: abre un visor con zoom, navegación entre imágenes y teclado. Cada documento muestra si lo recibiste por WhatsApp, si lo envió el cliente y qué ve el cliente en su portal.Actividad
La actividad junta en una línea de tiempo todo lo que pasó con el cliente: cobros, mensajes, documentos, pedidos de documentación, tareas, presupuestos, notas, cambios de la ficha, envíos del portal, presentaciones a bancos y horas trabajadas. La podés filtrar por tipo.Crear un cliente
1
Nuevo cliente
En Clientes, creá un cliente nuevo. El único dato obligatorio es la razón social.
2
Completá los datos fiscales
Si cargás un RUT que ya existe en el estudio, GoCliente te avisa para no duplicar el cliente. Justo debajo del RUT están el código de cliente y las minutas de reunión, que son opcionales.
3
Elegí el tipo de cliente
Fijo si paga una cuota mensual, o Única vez si solo paga los trabajos que se carguen. Ver Clientes fijos y de única vez.
4
Elegí el tipo de honorario
IVA incluido (el valor por defecto), + IVA (22%) o Exento de IVA. Define cómo se interpreta la cuota y si el IVA se suma en cada cobro y facturación. Ver Honorarios con IVA. En un cliente de Única vez, el trabajo del alta tiene su propio interruptor IVA del trabajo.
Crear un cliente rápido
En plena reunión no hace falta completar todos los datos. Desde el selector de cliente de Notas y de Trámites, tocá Crear cliente rápido: alcanza con el nombre. Podés sumar las minutas de la reunión y listo: el cliente queda creado, con su código, y seleccionado. El RUT, el grupo DGI y el resto de los datos los completás después desde Editar en la ficha.Código de cliente
Cada cliente tiene un código único dentro del estudio, por ejemploCLI-0001. Se muestra en la ficha y en la lista, y la búsqueda de clientes también lo encuentra.
- Es opcional. Si lo dejás vacío al crear el cliente, GoCliente le asigna el siguiente número correlativo. Los clientes que ya existían recibieron su código en orden de alta.
- Podés poner el tuyo. Si el estudio ya tiene su numeración, escribilo en el campo Código de cliente (hasta 20 caracteres: letras, números y los signos
-_./). Se guarda en mayúsculas. - No se repite. Si el código ya lo tiene otro cliente del estudio, GoCliente no lo guarda y te avisa. Cada estudio numera por separado.
- Para cambiarlo, tocá Editar y modificá Código de cliente. Dejarlo vacío al editar conserva el actual.
Minutas de reunión
La tarjeta Minutas de reunión de la ficha guarda lo que se habló y se acordó con el cliente: qué pidió, qué se acordó y los próximos pasos. Se cargan al crear el cliente (rápido o completo) y se siguen editando desde la ficha con Guardar minutas. Es texto simple, de hasta 20.000 caracteres.La lista de clientes
- Filtrá por Activos, Inactivos o Todos, y buscá por nombre, RUT, código o email.
- El botón Configurar DGI / BPS lleva a la configuración de los vencimientos fiscales. Ver Calendario y vencimientos.
- Seleccioná varios clientes para cambiarles el estado, exportarlos o eliminarlos juntos.
- Los clientes eliminados van a la papelera y se pueden restaurar durante 30 días.
Notas
En Gestión → Notas el equipo deja notas de seguimiento del estudio, con o sin cliente asociado. Al crear una nota elegís quién la ve con el botón que usás para guardar:- Guardar nota: la ve todo el equipo.
- Guardar solo para mí: nadie más de la organización la ve. Se marca con un candado y Solo vos.